Vergi Usül Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda; oluşturulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesini sağlayan sistemin genel adı e-defter’dir.
e-Defter uygulamasıyla, Resmi defterler, noter onaylı kağıtlara basmak yerine G.İ.B. tarafından onaylı e-Defter yazılımları ile elektronik olarak hazırlamak ve yine elektronik olarak mühürlemekten ibarettir.. Kağıt yerine elektronik defter basmanın pek çok avantajı bulunmaktadır;
✓Kağıt kullanımını bertaraf ederek çevreye katkı sağlamaktadır.
✓Noter, kağıt, arşiv, vb masraflar ortadan kalktığından ciddi bir tasarruf getirmektedir.
✓eDefter ile kanuni süre üç aya çıkmış ve hazırlama dakikalar seviyesine inmiştir.
İlk olarak yevmiye defteri ve büyük defter (Defter-i Kebir) elektronik defter kapsamına alınmıştır. Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)‘de açıklandığı şekliyle e-defter: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
Sonradan yapılan değişiklikler ile isteyenlerin 2015 yılı başında uygulamaya geçebileceği kabul edilmiş ve e-Fatura bağlantısı kopartılarak zorunlu mükellefiyet kapsamında olmayan mükelleflerin de isteğe bağlı olarak eDefter düzenlemelerine olanak sağlanmıştır.
✓Başlangıç aşamasında, sadece Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir’in e-Defter olarak tutulabilmesine izin verilmiştir.
✓Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.
✓e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB’in belirlediği format ve standartlara (XBRLGL) uygun olmalıdır.
✓e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.
✓Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir.
✓Mükellefler uygulamadan yararlanabilmek için GİB tarafından onay almış bir yazılım kullanmalıdır.
Berat Nedir?
e-Defter Beratı, e-Defter oluşturulduktan sonra üçüncü kişiler nezdinde geçerlilik kazanabilmesi için deftere ait belli bilgiler ile defterin imza ve mühür değerinin Gelir İdaresi Başkanlığına(GİB) mühürlenmek üzere aktarılması amacıyla hazırlanan XML dosyasıdır. Berat dosyasının içeriği; Firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve defterin imza veya mühür değerinden oluşmaktadır. Oluşturulan Berat dosyası GİB portalına yüklenerek GİB tarafından da mühürlenmesi sağlanır. GİB tarafından mühürlenen defter beratları ile yasal duruma gelir.
e-Defter Saklama Hizmeti
Vergi Usül Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda; oluşturulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesini sağlayan sistemin genel adı e-defter’dir.